Projektcontrolling

Empfehlungen für das Projektcontrolling bei Auslandsprojekten

Bei Auslandsprojekten ist ein professionelles Projektcontrolling unabdingbar, wenn im Snne der Qualitätssicherung dieses Portals gewährleistett werden soll, dass das gespendete Geld auch bei den Betroffenen ankommt. Es muss durch den zuständigen Rotary-Club bzw. dessen Beauftragte organisiert und während der gesamten Projektlaufzeit auch durchgehalten werden.

Elemente eines erfolgreichen Projektcontrollings sind:

  1. Ein Kosten- und Zahlungsplan: durch die Projektpartner vor Ort muss kalkuliert werden, was die benötigten Maßnahmen im Land in Landeswährung und dann umgerechnet in € kosten und wann und wie sie beschafft werden sollen. Daraus ergeben sich ein Zahlungsplan und der Mittelbedarf über die gesamte Projektlaufzeit.
  2. Ein Projektcontrolling vor Ort: von den Projektpartnern vor Ort müssen kontinuierlich Statusmeldungen über getätigte Käufe und den Mittelverbrauch geschickt werden.
  3.  gegen Belege Auszahlungen freigeben. D.h. der örtliche RC muss ein Konto haben, das als Zwischenspeicher (für Zahlungen aus Deutschland) genutzt werden kann.
  4. Mit RDG klären, auf welchen Wegen (Korrespondenzbank etc.) das Geld sicher bei Ihren Projektpartnern im Ausland ankommt. 
  5. Besuche vor Ort: Es hat sich sehr bewährt, das Projekt ein oder sogar zweimal im Jahr durch zwei bis drei Personen des initiierenden Rotary Clubs zu besuchen und besichtigen zu lassen.
  6. Reisekosten müssen, wenn sie nicht privat getragen werden, vorher im Projektbudget budgetiert werden!